У каждого человека есть важные документы, которые хранятся дома. Это могут быть договоры купли-продажи имущества, дипломы и сертификаты об образовании, семейные архивы и так далее. У организаций тоже — бумажные документы могут занимать комнаты и даже целые здания. И рано или поздно встает вопрос том, как удобнее и надежнее хранить документы, которые представляют ценность. 

В программе «Утро России» обсудили нотариальное действие, которое станет доступным для граждан и бизнеса с нового года — принятие на хранение электронных документов. Член правления Федеральной нотариальной палаты Александра Игнатенко рассказала о надежности и удобстве такого способа хранения. 

Под документами, которые можно будет передать на хранение нотариусу, подразумеваются не только сведения на бумажном носителе, но любые файлы вообще — в том числе звуковые, видео и даже программный код или базы данных. «На сегодняшний день существует возможность сдать на хранение нотариусу документы в бумажном виде, запечатанные в конверте, и нотариус будет их хранить определенный срок. Теперь же появится возможность сдать на хранение такие же документы, но в электронном виде», — пояснила Александра Владимировна.

Следует помнить о том, что у любого носителя есть свой срок эксплуатации, и даже оцифровав свои документы и сохранив их на жестком диске, компакт-диске или флеш-карте, вы рискуете утратить ценные данные. В то же время хранение данных в сети с помощью технологии облака не является безопасным: злоумышленники могут взломать учетную запись пользователя и получить доступ к информации в хранилище. 

В случае с передачей документов в электронном виде нотариусу данные не будут поступать по открытым каналам. Их можно будет передать только удаленно, загрузив напрямую в Единую информационную систему нотариата (ЕИС) через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты или через личный кабинет на портале Госуслуг. После этого за сохранность документа будет отвечать ЕИС нотариата. «Здесь документ будет храниться в том виде, в каком его передали, и в таком же виде будет отдан», — подчеркнула Александра Игнатенко. Кстати, передача файлов на хранение будет актуальна и в случае защиты авторских прав.

Передав нотариусу на хранение файлы, человек может обратиться за ними в любое время. «Если документы на бумажном носителе вы сдаете нотариусу и должны у этого же нотариуса их забрать физически, то в отношении электронных документов, когда вы их сдаете на хранения нотариусу, получить обратно возможно будет у любого нотариуса на территории Российской Федерации», — пояснила Александра Владимировна. При этом у самого нотариуса не будет доступа к информации в файле, поскольку он поступает к нему в зашифрованном виде.

Юридически значимые документы в электронном формате получают всё большее распространение. Уже сейчас существует нотариальное действие по удостоверению равнозначности бумажного документа его электронному аналогу с сохранением юридической силы. Электронную версию документа можно в считанные минуты переслать в любую точку страны или же при необходимости через нотариуса передать во многие государственные службы и ведомства, так как нотариат является активным участником Системы межведомственного электронного взаимодействия. 

Также нотариус уже сейчас может удостоверить факт передачи того или иного документа по месту требования, если передать его самостоятельно не представляется возможным. Это особенно актуально в период ограничительных мер в связи с эпидемией коронавируса, когда многие ведомства приостановили личный прием граждан, а сами граждане находятся в режиме самоизоляции.

Посмотреть программу можно по ссылке:

https://russia.tv/video/show/brand_id/3838/episode_id/2264696/video_id/2293157/viewtype/picture/

Источник: https://22.notariat.ru/ru-ru/news/rossiya-1-arhiv-elektronnyh-dokumentov-nadezhnee-vsego-hranit-u-notariusa